Fase 5: Control. Diagrama de Gantt para gestión del
proyecto
Cada proyecto es un emprendimiento, una posibilidad de
iniciar un negocio, llevar a cabo una idea para lograr beneficios en la
comunidad, o generar autoempleo, ya sea para desarrollar un producto o un
servicio. El proyecto está delimitado por objetivos claros, metas por cumplir,
el tiempo y el dinero, para poder llevarlo a cabo, es necesario poder
supervisar el proceso, dar seguimiento puntual para identificar desviaciones y
proponer correcciones en el momento que se requieren.
Existen diversas herramientas para elaborar diagramas para
planificar las actividades y lograr una gestión efectiva del plan. En esta
actividad realizarás el diagrama de barras o de Gantt, el cual es útil para
realizar el seguimiento y control del progreso del proyecto en un período
determinado.
¿Qué producto entregarás?
Es importante tener claro el proyecto, conocer todas y cada
una de las actividades que intervienen en las fases y cómo se relacionan entre
sí, de tal manera que al observar el diagrama de Gantt debe quedar clara la
secuencia en la que deben desarrollarse las actividades e identificar si
algunas son permanentes a lo largo del proyecto.
Para ello, elabora una tabla en la que se concentre la
información para la gestión del proyecto, que integre al menos siete
componentes:
1. Fases, actividades y tareas
2. Duración total de cada fase
3. Tiempo de inicio y de término de actividades
4. Responsable de actividad
5. Recursos materiales por actividad
6. Recursos tecnológicos por actividad
7. Recursos financieros por actividad
¿Qué hacer?
1. Recupera el cuadro realizado en la actividad Fase 3:
“Organización. Actividades, tareas, recursos y procesos”. En él se encuentran
las fases, actividades y tareas definidas para administrar y gestionar el
proyecto, contiene la descripción de los recursos materiales, tecnológicos,
económicos y humanos que hay que considerar para su desarrollo.
2. Determina los tiempos de ejecución de cada fase y
actividad, el momento de inicio y de conclusión, esto se verá representado en
la longitud de las barras horizontales. Dependiendo de su duración puede
organizarse por horas, días, semanas o meses, elige una unidad de medida.
3. Completa la siguiente tabla.
En el diagrama es posible observar el avance del proyecto
en porcentajes, ejemplo:
Si tu proyecto se llevará a cabo durante un año, puedes
dividir los doce meses en cuatro momentos, de tal manera que cada tres meses
cumples con un cuarto de avance del proyecto (con las actividades que esto
implique), esto es un 25% que se va sumando hasta lograr 100%.
4. Realiza el diagrama de Gantt en Excel o en una
aplicación de Software especializado como Smartsheet o Tomsplanner.
En las siguientes ligas puedes encontrar las aplicaciones
mencionadas y un video sobre cómo realizar tu plan de crecimiento:
https://es.smartsheet.com/
https://www.tomsplanner.es/
https://www.youtube.com/watch?v=RM5854TTDOs
¡Tiempo de utilizar la tecnología!
Puedes realizar tu diagrama con el programa o aplicaciones
que se te sugieren, pero recuerda que tienes la libertad de elegir la
tecnología que prefieras, explora las posibilidades y sé creativo. Recuerda que
la plataforma únicamente acepta formatos en Word, PowerPoint, PDF, Excel, ZIP y
JPG; si elaboras tu diagrama en un formato diferente, puedes guardarla en la
nube (Drive, OneDrive, Dropbox) e incluir en un documento la liga para que tu
facilitador la revise.
5. Guarda la tabla y el diagrama en formato de imagen en un
archivo de Word. Es importante que se pueda leer con claridad el contenido.
Nombra tu archivo de la siguiente manera y envíalo al espacio que se indica en
la plataforma:
Apellidos_Nombre_M23S3_ Fase5
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